När ordet distans blev vårt nya mantra blev
analoga möten digitala. En bestående effekt av
pandemin kommer med största sannolikhet vara en
minskad rädsla för onlinekonferenser.
Även om fysiska möten är oslagbara kommer
digitala konferensen spela en allt större roll
i framtiden.
TEXT: INGELA ENGBLOM
ÄR FYSISKA KONFERENSER och möten ställdes in under våren förstod de flesta företag att det skulle innebära stora risker. Att inte ses skapar en osäkerhet i organisationen och tempot kan lätt tappa fart. Istället för att ställa in möten började företagen ställa om. Digitala möten blev den nya vardagen. Webbmöte, onlinemöte, virtuell konferens, distansmöte och så vidare. De flesta ägde rum via video, webbläsare eller mobil från våra hemmiljöer. Andra valde proffsiga studios för att nå en hög kvalitet. En tredje variant kallas hybridkonferens. Då sitter ett mindre antal deltagare på kontoret eller en på konferensanläggning samtidigt som mötet fylls på med onlinedeltagare som kan ta aktiv del i mötet.
ÄVEN OM DET FYSISKA MÖTET aldrig kan ersättas helt och hållet kan det finnas fördelar med det digitala. En begränsning med analoga möten är att det som sägs försvinner och viktig kunskap går förlorad. Det är inte bara i Coronatider som inte alla kan vara med på plats. Avstånd, tidsbrist och sjukdom gör att deltagare blir exkluderade från innehållet. En annan fördel med digitala möten är att resor i landet och från utlandet kan undvikas och miljön sparas.
DET ÄR VIKTIGT ATT inte slarva med det digitala mötet. Har du inte funderat över din mötesledarteknik innan så bör du göra det nu. Det är en konst att få alla deltagare aktiva och engagerade via nätet.
Några tips inför ett lyckat on linemöte:
Som vid alla möten och konferenser
bör syfte och mål ligga till grund.
Fundera över varför du vill genomföra
en digital konferens. Ska deltagarna
vara aktiva eller bara lyssna?
I det senare fallet är kanske ett
webbinarium bättre.
Skapa rätt förväntningar hos deltagarna.
Be dem om input om innehållet.
Var noga med att starta och avsluta i
tid. Digitala möten är ansträngande för
deltagarna så försök att hålla
dem korta.
Engagera och involvera deltagarna.
Spela in mötet.
Räkna med att planeringen tar tid,
i synnerhet om du inte är van eller har
den tekniska kompetensen.
Välj det program du har mest
erfarenhet av. Microsoft Teams,
Google Meet, Skype… Testa att din
dator har rätt inställningar för ljud
och skärm.
Skicka ut agendan i god tid så att
alla kan förbereda sig. Underlätta för
deltagarna att hitta rätt inloggning
till den teknik du valt. Berätta vilken
utrustning de behöver. Räcker det
med mobil?
Det är svårare att upprätthålla
intresset via en skärm så en presentation
bör inte vara längre än tio minuter
och följas av diskussion eller en
underhållande paus.