Lönsamma möten kräver eftertanke

KONFERENSER ÄR EN investering som ska ge utdelning på samma sätt som allt annat som köps in till företaget. Men kalkylerna är inte alltid lätta att göra. Ökade intäkter efter en lyckad säljkonferens går att räkna hem i kronor och ören. Men oftast är det andra, mer långsiktiga och komplexa parametrar som ger den stora affärsnyttan. Effektivare projektgrupper, innovationer, lojala medarbetare, attitydförändringar, ökad arbetsglädje, sammanhållning och motivation.

IDAG FINNS DET ett antal verktyg för att räkna hem mötet. Den stora utmaningen är att definiera målet. Att utgå ifrån syftet kan låta som en självklarhet men min erfarenhet är att förvånansvärt få företag gör det. Den årliga konferensen bokas in på slentrianmässiga grunder och inte med tanke på långsiktiga mål. Förr var konferensen ett tillfälle för ledningen att delge information. I en digitaliserad värld sker det idag via andra kanaler. Delaktighet, förankring, värdegrunder står istället på agendan. Frågeställningar som är svåra att formulera, kommunicera och mäta. De som lyckats har ofta utgått från de kommunikativa och affärsstrategiska utmaningarna redan i den initiala planeringen av mötet. För att mäta resultatet har de valt ut några av de viktigaste parametrarna som går att följa upp.

NÄR MÅLET VÄL är satt kommer nästa fas i planeringen. För att en konferens ska göra skillnad är det många faktorer att ta hänsyn till såsom till exempel åldrar, kulturskillnader och tidigare erfarenheter. Anpassa program och miljö efter deltagarnas förutsättningar. Det gäller såväl interna som externa möten. Om syftet är att behålla och attrahera medarbetare är de spännande upplevelserna befogade, om varumärket ska stärkas är förmodligen det spektakulära eventet en framgångsfaktor. Att ta hjälp av ett bokningsbolag eller eventbyrå har många fördelar. De har erfarenhet av att arbeta med de här frågorna och vet vad som fungerar och vilka fällor som ska undvikas. Ju mer införstådda de är i er bakgrund desto bättre förutsättningar har de att hjälpa er att nå det resultat ni önskar. Att betrakta dem enbart som en resebyrå eller en scendekoratör blir sällan lönsamt.

EN ANNAN VIKTIG FAKTOR är deltagarnas förväntningar inför eventet. Infrias de är det bra, om inte är det katastrof. Det bästa är naturligtvis om de överträffas. Noggranna förberedelser lägger grunden. Ge rätt och relevant information i inbjudan och övrig information inför eventet. Att använda en mötesapplikation kan underlätta. Vad förväntas av deltagarna – före, under och efter mötet? Idag är möten och events mer interaktiva och inkluderande. Det ställer andra och nya krav på både arrangör och deltagare.

GLÖM INTE ATT planera in tid utanför agendan. Det är en rekommendation som återkommer i flera av artiklarna i det här numret av Tid för konferens. Möjlighet till samtal och nätverkande är ofta det allra viktigaste under ett möte i dag. Erbjud tid och inbjudande miljöer för socialt umgänge utanför konferenslokalen. Det kan vara då och där de viktigaste förändringarna sker.