AI tränger in överallt. Ibland känns utveckling helt fantastisk och ibland skrämmande. Hur är det i konferensvärlden? Vad kan AI tillföra möten och events och vilka negativa konsekvenser skull tekniken kunna få? Vem är väl mer lämpad att svara på det än ChatGPT?
ARTIFICIELL INTELLIGENS KAN användas före, under och efter mötet. Nedan beskriver vi, med hjälp av ChatGPT, några användningsområden och dess för- och nackdelar.
INFÖR MÖTET
VID STÖRRE MÖTEN OCH kongresser har deltagarna ofta många alternativa programpunkter att välja mellan. Då kan AI bidra med en automatiserad planering. Det innebär att deltagarna enkelt kan skapa sina egna individuella konferensplaner genom att analysera innehållet och sedan välja sessioner, workshops och olika evenemang. AI kan också analysera mötesdeltagarnas tidigare beteenden och preferenser för att kunna ge optimala rekommendationer. För deltagaren innebär det här att mötet blir mer relevant. Det är mycket informationen som ska förmedlas inför ett möte. Här kan AI vara till stor hjälp. Den kan skapa och skicka agendor och påminnelser. Ett sätt är att implementera chatbots som kan svara på frågor om både innehåll och praktiska detaljer. En chatbot avlastar arrangören, sparar tid och ger deltagarna omedelbar tillgång till information. För den som ska skapa presentationer kan AI också vara till stor hjälp. Automatiska korrektur, layoutförslag och feedback. Det går även att få råd om talarteknik, tonläge och struktur.
UNDER MÖTET
ATT GÖRA MÖTEN MER INTERAKTIVA och engagerande är något som efterfrågas allt mer. AI kan skapa interaktiva sessioner genom att låta deltagarna ställa frågor eller delta i omröstningar. De kan även ge feedback i realtid vilket ger talaren och arrangören möjlighet att snabbt göra justeringar och förbättra konferensen. Realtidsöversättning kan underlätta kommunikationen mellan internationella deltagare. AI-driven översättning minskar språkbarriärer och främjar global samverkan. Om nätverkande är en del av konferensen kan AI analysera deltagarnas profiler och skapa matchningar. Det kan skapa förutsättningar för meningsfulla samtal och affärsrelationer. Även säkerhetsövervakning kan ske med hjälp av AI. Till exempel kan ansiktsigenkänning säkerställa att endast registrerade deltagare har tillgång till vissa områden.
EFTER MÖTET
GENOM ATT ANVÄNDA AI-DRIVEN sammanfattning kan mötesdeltagare snabbt och enkelt komma åt dokumentationen. De kan även söka information från tidigare möten vilket förbättrar uppföljning och kontinuitet. Arrangören kan sedan med AIs hjälp göra automatiserade rapporter baserade på insamlad data och deltagarnas feedback.
UTMANINGARNA
UTVECKLING OCH IMPLEMENTERING av AI-teknologi kan vara kostsamt, särskilt för mindre evenemang. Integreringen med befintliga system är ofta komplext och teknologin kräver utbildning av personal. AI-system är inte heller immuna mot tekniska fel och buggar. Om tekniken misslyckas kan det i värsta fall innebära att deltagarna tappar förtroendet för arrangören. Att förlita sig för mycket på AI kan leda till att arrangörer tappar färdigheter att hantera möten manuellt. Det är viktigt att se till att bevara den mänskliga kompetensen. Att använda AI innebär alltid att det samlas in stora mängder data. Det är viktigt att säkerställa att dessa hanteras på ett säkert och lagenligt sätt. Det väcker även etiska frågor, särskilt när det gäller användningen av personuppgifter. Även om AI kan öka interaktionen i mötet så kan en överdriven användning leda till motsatsen. Det gäller att hitta en balans. Mänsklig kommunikation förblir grundläggande för meningsfulla möten.