Vad händer inom konferens- och eventvärlden? Åt vilket håll går utvecklingen och vad efter- frågar företagen – idag och i morgon. Här delar BokningsBolaget med sig av sina insikter. Det är spännande trender på gång!
TEXT: INGELA ENGBLOM
Digitaliseringen ökar behovet av fysiska möten och events
När vi slutar gå till butik för att handla ställer det helt nya krav på företagens varumärkes- spridning. Upplevelser genom events blir en allt viktigare marknadsföringskanal.
Spridning på sociala medier
Sociala medier skapar räckvidd. Starka och intressanta upplevelser får stor spridning, både till konsument (B2C) och till företag (B2B). Idag är det inte ovanligt att huvudsyftet med ett event är att skapa kampanjer och filmer som sedan sprids.
Events lockar och behåller medarbetare Konferenser och events har blivit viktiga pusselbitar i arbetsgivarnas strävan att attrahera och behålla duktiga medarbetare. Interaktivitet, positiva upplevelser och tydliga budskap är några nycklar.
Interaktion via teknik
En quiz på mobilen förankrar budskap och team svetsas samman via utmaningar i paddor. Gamification (spelifiering) ökar engagemanget.
Teknik före, under och efter
Förväntningar byggs upp innan eventet via en applikation. Under genomförandet kan deltagarna interagera och komma med feedback. Efteråt kan händelsen upplevas om och om igen. Förr var ett event begränsat till en tidpunkt. Nu lever det länge.
Effektiv deltagaradministration
Självakongressadministrationen har länge varit digital. Nu har den även nått genomför- andet. Dagsprogram och konferensmaterial läggs in i en applikation. Registreringen sker via en QR-kod. Ny teknik sparar tid, resurser och träd.
Selekterat innehåll
Den nya tekniken, med bland annat VR, gör att deltagarna kan anpassa innehållet efter sina unika behov och intressen. Det blir allt mer förinspelat innehåll vilket leder till valfrihet, variation och färre resor för talarna.
Klimatet i fokus
Företag är allt mer måna om att göra smarta klimatval. Miljömärkta anläggningar, lokal- producerad mat och mer samåkning till och från mötet. Det blir också vanligare att företag klimatkompenserar för de utsläpp som ändå görs. Kompensationen kanaliserar pengar från utvecklade länder till utvecklingsländer där de ger störst effekt för klimatomställningen.
Säkerhet på alla nivåer
Brandsläckare, nödutgångar och utbildad personal inom hjärt- och lungräddning är givna faktorer inom hotellsäkerhet. Nu ställs även andra krav. Hur är IT-säkerheten, finns skydd mot att konfi dentiellt material läcker ut, vilka har tillträde till lokalen, hur hanteras datavirus, vilken information lämnas ut i receptionen?
Mat för alla
Konferensbranschen har länge varit anpassad efter män över 50 år. Idag ser grupperna annorlunda ut. De består i allt högre grad av kvinnor, unga deltagare och gäster från olika kulturer. Det ställer nya krav på flexibilitet i köket. Mer grönt och fler specialkoster.
Teambuilding – alltid lika aktuellt Aktiviteter som Fångarna på fortet och Robinson tog fart på 90-talet men är fort- farande lika populära. De enkla samman- svetsande aktiviteterna är efterfrågade. Matlagning, akvarellmålning, fem-kamper, digitala utmaningar m.fl .
Avtal för bättre kontroll BokningsBolaget upplever att allt fler företag vill teckna samarbetsavtal för sina konferens- och eventarrangemang. Det finns stora besparingar att göra genom att låta en leverantör ta hand om alla bokningar. Det ger en helhetsbild och en möjlighet till styrning vilket ökar lönsamheten. Ökade krav med globaliseringen Behovet av att sammanstråla från världens alla håll ökar. Det kan till exempel vara svenska företag med representation i flera länder eller internationella organisationer med roterande värdländer. Det rör sig ofta om stora möten med många deltagare. Konferenskapacitet och flygförbindelser blir avgörande för var eventet går av stapeln – inte land eller miljö. Det ställs höga krav på administration, logistik och säkerhet. ”Bara-va’-tid” Fullspäckade agendor med korta pauser är passé. Det deltagarna har mest behov av är att bara få vara med varandra och diskutera i lugn och ro. Den möjligheten finns sällan på kontoren idag. Inplanerad tid för samvaro blir allt vanligare i konferensprogrammen.
CSR – Corporete Social Responabilit
Socialt ansvarstagande får en allt viktigare roll inom event- och konferensbranschen. Ofta är hållbarhet en del av innehållet eller aktiviteten. Föreläsningar och volontäraktiviteter. I valet mellan två leverantörer vinner ofta det ”goda företaget”. Det erfar ofta BokningsBolaget som varje år skänker minst 25 procent av vinsten till Rädda Barnen, Världsnaturfonden WWF och Röda Korset.
CHR – Corporate Health Responability
CSR är företagets ansvar utåt och CHR ansvaret inåt. Om medarbetarna mår bra går företaget bättre. Konferensen har blivit ett tillfälle att inspirera till hälsofrämjande förändringar. Mer rörelse, mindre alkohol och stillsam meditation. Spatid blir allt oftare en del i konferensprogrammet. Vi behöver återhämtning från vår ständigt uppkopplade vardag. Det gör att vi kan bli mer fokuserade och kreativa på mötet.
Ökade krav med globaliseringen Behovet av att sammanstråla från världens alla håll ökar. Det kan till exempel vara svenska företag med representation i fl era länder eller internationella organisationer med roterande värdländer. Det rör sig ofta om stora möten med många deltagare. Konferenskapacitet och flygförbindelser blir avgörande för var eventet går av stapeln – inte land eller miljö. Det ställs höga krav på administration, logistik och säkerhet.
”Bara-va’-tid”
Fullspäckade agendor med korta pauser är passé. Det deltagarna har mest behov av är att bara få vara med varandra och diskutera i lugn och ro. Den möjligheten fi nns sällan på kontoren idag. Inplanerad tid för samvaro blir allt vanligare i konferensprogrammen.