Jag tror på mötets kraft som ett fundament för att driva allt framåt

Det är lika spännande varje år när Svenska Möten presenterar sin trendrapport. Genom en löpande omvärldsanalys fångar de upp rörelser i och utanför branschen, i både Sverige och globalt.

– Trenderna 2024 väcker många tankar och insikter. Jag tror att Strategic Meetings Management kommer att spela en nyckelroll inom möten och konferenser i framtiden. Vi ser att hela inköpet professionaliseras och att allt fler företag jobbar med sin mötespolicy och möteskultur, säger Michael Schüller, vd Svenska Möten.”

”En trendspaning i rapporten är att kvaliteten på mötet blivit viktigare. Under och efter pandemin var svängningarna stora, från inga fysiska möten alls till mängder av kickoffer. Nu börjar det ’nya normala’ utkristallisera sig. Kvalitet har blivit viktigare än kvantitet.

– I samband med det här har våra mötesstrukturer hamnat under granskning. Hur ofta, hur länge och på vilka sätt ska vi mötas? Mötet har kommit i fokus och siktet är inställt på hög kvalitet. Vi söker efter sätt att mötas bättre på, inte oftare, säger han.

Svenska Möten har i sin dagliga verksamhet noterat att budgetarna per deltagare har ökat. Företag och organisationer investerar mer i de möten som genomförs fysiskt på externa mötesplatser. Samtidigt har förståelsen för vilka möten som kan genomföras digitalt blivit bättre. Trenden bekräftas av internationella rapporter som pekar på att framförallt de yngre generationerna driver på för att mötesupplevelserna ska bli bättre.

Vad är en bra mötesupplevelse? – Det finns inte ett svar på den frågan. Det beror på syfte och mål med mötet, förväntningar från deltagarna och på deras olika förutsättningar. Men vi kan se att vissa saker sticker ut. I stället för långa föreläsningar föredrar de yngre deltagarna kortare sessioner med ett mer engagerande innehåll. De önskar ökad integration av ny teknik och mer interaktiva format. Yngre generationer har högre krav på hälsa, de avvisar i högre grad stressiga jobb, dricker mindre alkohol och äter mindre kött. Men en bra mötesupplevelse är viktig för alla för att bygga upp och stärka företagskulturen. Speciellt i dessa tider då medarbetare på många företag inte träffas dagligen på samma sätt som tidigare.”

Nästa trend i rapporten handlar om en ökad efterfrågan på hållbarhetsstyrning. Det gäller statistik och data både på årsbasis och för enskilda möten och events. Detta kan omfatta kriterier som certifieringar, transporter och avstånd, energiförbrukning, avfall, måltider och materialanvändning. I både offentliga och privata upphandlingar märks ett tydligt skifte mot en önskan att kunna redovisa hållbarhet i siffror.

Hur ska en Meeting Manager tänka rent konkret för att minska mötets klimatavtryck?
– Störst påverkan på klimatet har transporterna, måltiderna och val av anläggning. Vad gäller resor, till och från konferensanläggningen, går det att göra medvetna val kopplat till hållbarhet. Alla behöver inte åka i varsin bil till kursgården långt ut på landet. Menyval är den andra stora boven. Ett tips är att alltid föra en dialog med anläggningen kring vad som ger minsta möjliga klimatpåverkan. Det handlar inte bara om att ta bort rött kött och öka det växtbaserade på tallriken, utan även om att välja råvaror efter säsong och välja de som är hållbarhetsmärkta. Var noga med att uppdatera köket om hur många ni blir för att undvika matsvinn. Val av anläggning är självklart viktigt. De anläggningar som är miljöcertifierade, med till exempel Svanen och Green Key, har ofta kommit längre med…

Sitt miljöarbete är bättre än genomsnittet av anläggningarna i Sverige. För att få behålla sin certifiering har de krav på sig att reducera sitt klimatavtryck och hålla sig inom specifika gränsvärden. Men hållbarhet omfattar ju så mycket mer än miljöfrågor. Vad gäller social hållbarhet spelar också val av anläggning roll.

FÖR ATT FÅ HJÄLP MED  det går det att kontrollera om anläggningen är med i Visita. Det är en branschorganisation vars medlemmar är skyldiga att följa en rad etiska regler. Några av grundpelarna är seriöst företagande, trygghet för anställda och trygghet för gäster och kunder. Med ordet trygghet kommer vi osökt in på ytterligare en trend 2024 enligt Svenska Möten. Säkerhet får en allt större betydelse. De senaste åren har de noterat en markant ökning av säkerhetsrelaterade frågor vid mötesupphandlingar.

Digitaliseringen innebär fantastiska möjligheter men också stora risker. Säkerhetsåtgärder som syftar till att skydda data, system och nätverk från olika typer av hot har blivit viktiga. Det märks även i mötesbranschen där frågor om säkerhet börjar ta större plats i upphandlingarna. Förutom säkra nätverk ska det finnas personal som är utbildad inom första hjälpen och hjärtstartare på anläggningen. Det finns också företag som har behov av att vara själva på en anläggning för att kunna genomföra slutna möten.

– Det osäkra omvärldsläget kommer att bestå, och de här frågorna kommer att fortsätta att vara i fokus. Säkerhet och datasäkerhet kan mycket väl komma att räknas som en del i hållbarhetsarbetet framöver. Därför vill jag betona vikten av att integrera säkerhet i mötespolicyn, säger Michael Schüller.

DE OLIKA TRENDERNA  går in i varandra och utmynnar i behovet av en strategisk möteshantering. För att säkerställa kvalitet, hållbarhet och säkerhet krävs rapportering och uppföljning. Det gäller att ta fram mötesstrategier och policyer, effektivisera processer och arbetsflöden samt att följa upp med siffror och statistik.

– Jag tror på mötets kraft som ett fundament för att driva medarbetare, företag och organisationer framåt. Möten blir alltmer en integrerad del i en strävan efter hållbarhet, säkerhet och trygghet – i livet och i arbetslivet. En tydlig strategi, kompletterad med en väl förankrad mötespolicy, skapar bra förutsättningar för att bygga en sund företagskultur. Jag är säker på att Strategic Meetings Management i framtiden kommer att vara en drivande kraft i företags övergripande strategier och affärsmål.”