Det finns inga genvägar till att skapa ett meningsfullt möte. Utan tydligt syfte faller det pladask. Dagkonferenser är inget undantag. Tvärtom, begränsad tid kräver noggrann planering där varje liten detalj sitter.
TEXT: INGELA ENGBLOM
IBLAND FINNS DET varken tid eller budget för en längre konferens med övernattning. Då är en dagskonferens ett bättre alternativ än ingen alls. Men hur gör man den lika meningsfull och minnesvärd som en konferensresa med middag på kvällen och boende i hotellrum? Framgångsfaktorerna är egentligen desamma för alla möten, oavsett längd och plats. Först och främst bör konferensen vara syftesstyrd. Definiera tydliga mål och kommunicera syftet före, under och efter mötet. Vad vill ni uppnå med mötet och vad ska deltagarna ta med sig efteråt? Det är stor skillnad mellan att skapa bra relationer och en framgångsrik affärsplan.
MÅLEN LÄGGER GRUNDEN för agendan. Det krävs alltid en bra planering men då en dagkonferens har färre timmar blir utformningen av agendan oftast ännu viktigare. Gör ett detaljerat schema med tider för presentationer, diskussioner och pauser. Försök att bygga en röd tråd som ska leda till målet för dagen. Låt sedan deltagarna ta del av agendan i god tid för att kunna förbereda sig inför mötet. Det sparar både tid och ökar engagemanget.
I VAL AV PLATS KAN VARA avgörande för resultatet. Se till att lokalen passar för ert syfte. Det finns ett stort utbud av dagkonferensanläggningar som är både inspirerande och kreativa. Självklart måste mötesplatsen kunna erbjuda den utrustning och möblering som ni behöver. Ofta är det de små detaljerna som gör skillnad. Ett varmt mottagande, tydlig information och framdukade snacks är några exempel på saker som kan bli avgörande för hur dagen kommer att utvecklas. Är deltagarantalet stort gäller det att registreringen går snabbt och smidigt. Här får ingen onödig tid spillas. Större mötesplatser har oftast administrationssystem att tillgå.
UNDER PANDEMIN förändrades vårt sätt att mötas. Vi vande oss vid att mycket går att avhandla digitalt. Däremot krävs det fysiska möten för att skapa relationer. De mest uppskattade stunderna under en dagkonferens är därför ofta pauserna. Lägg gärna in korta aktiviteter som stärker sammanhållningen och olika workshops som stimulerar nätverkandet. Förutom att pauserna ger tid till socialt utbyte är de en möjlighet för att fylla på med energi. Planera fika och lunch noggrant. Varför inte börja med frukost eller överraska med något otippat? Pauserna ger ett mervärde till dagen men ser också till att deltagarna kan bibehålla fokus under hela konferensen. De ger också tid för att bearbeta mötets innehåll genom samtal med andra.
VARIATION ÄR A OCH O för att lyckas med en dagkonferens och hålla intresset uppe ända till slutet. Varva föreläsningar med diskussioner, grupparbeten och pausaktiviteter. Som vid alla konferenser är uppföljningen viktig. Tacka deltagarna för medverkan och samla in feedback efter mötets slut. Vad var bäst och vad kan bli bättre? Nådde mötet sitt mål och uppfyllde det sitt syfte?
Bli först med att kommentera