FÖR ETT ÅR SEDAN fick SBTA (Swedish Business Travel Association) en ny ordförande. Att Bobbi Djordjevic i sin yrkesroll är en erfaren global mötesstrateg talar sitt tydliga språk. Tidigare har frågor omkring affärsresor prioriterats men när pandemin satte stopp för dem ökade behovet av kompetens kring möten. – Föreningen har under många år strävat mot att inkludera möten och events men nu blev frågan högaktuell. Det är stora förändringar på gång och många saker som tidigare var självklara kommer ifrågasättas när livet ska återgå till det normala, säger Bobbi.

SBTA ÄR EN medlemsorganisation vars främsta uppgift är att förmedla kunskap och information kring affärsrese- och mötesbranschen. – Vi är en central och oberoende kunskapskälla. Det ska vara en självklarhet för politiker och media att vända sig direkt till oss för att få korrekt fakta i frågor som rör branschen, säger hon.

BOBBI SER MED SPÄNNING fram emot att få följa utvecklingen framöver. Många möten har fungerat alldeles utmärkt digitalt och affärerna har inte lidit av resestoppet i den utsträckning som många förväntat sig. – Det är lite tråkigt att konstatera men för en del företag har pandemin haft en märkbart positiv effekt på kostnadssidan. Nu ställs frågan: hur mycket – eller rättare sagt hur lite – behöver de återinvestera i resor och events utan att förlora affärer?

SÄLJ- OCH MARKNADSAVDELNINGAR längtar ut till kund medan verksamhet- och ekonomiledningen undrar om alla möten verkligen är nödvändiga. Det är då det blir viktigt för företag att sätta upp en mötesstrategi. Vilka resor måste genomföras, vilka konferenser är nödvändiga, vilka events är lönsamma? Till exempel så har utbildningar visat sig fungera alldeles utmärkt digitalt. Webinar är lättillgängliga, flexibla och samlar bättre data omkring deltagandet. – Jag tror aldrig att vi kommer att gå tillbaka till 100 procent. Frågan är vart vi landar? Hälften, två tredjedelar?

TILL VARDAGS ARBETAR Bobbi på Dentsply Sirona som är världens största tillverkare av tandtekniska lösningar och produkter. Koncernen har ca 15 000 anställda runt om i världen. Bobbi är Global Category Manager för hela koncernen vilket innebär att hon stödjer företagsledningen i arbetet att ta fram en global mötesstrategi. En förändring som hon har noterat är att stora internationella events har blivit hybrida. Ett färre antal deltagare sammanstrålar lokalt. Innehållet delas sedan digitalt med övriga grupper runt om i världen. Den här trenden skulle innebära att vi fortsätter resa regionalt men att vi däremot kommer att undvika resor till andra sidan jordklotet. – Hållbarhet är ytterligare ett argument som vi inte kan blunda för. Hur ska ett företag kunna redovisa och rättfärdiga ett större klimatavtryck än under pandemin? Det är inte alltid försvarbart, säger Bobbi.

I OCH MED ATT DET BLIVIT tydligt hur stora kostnadsbesparingar som gjorts under pandemin har ett större fokus riktats mot möten och events. Allt fler ledningsgrupper ser över ekonomi och strategier. En trend är att företag slår ihop ansvar för affärsresor med möten och event. – Att gå från att vara Travel Manager till att även bli Meeting Manager kan bli en riktigt tuff utmaning. Ofta är det svårt att överhuvudtaget hitta alla kostnadsställen där mötesrelaterade kostnader kan förekomma och relativt få företag har nedskrivna policys för möten och events, berättar hon.

INOM RAMEN FÖR Nordic Business Travel Association (NBTA) har Bobbi precis genomfört en digital workshop för ett 40-tal Travel Managers i hur man sätter upp mötesstrategier. Det som gör frågan extra komplex är att kundrelaterade möten kräver marknadsföring. I budgeten kan det ligga kostsamma aktiviteter som kampanjer i sociala media, grafiskt material och filmer. Även om möten och events är ett mycket bredare område än affärsresor är målet att kunna räkna ut deras ROI (Return on Investment). – Det är gediget arbete som alla Meeting Managers har framför sig. Det börjar med en lång resa av datainsamling och analys. Oftast måste IT- och ekonomiavdelningar involveras. Men det är inte omöjligt. Även möten går att räkna hem.

BOBBI, SOM ARBETAT MED global mötesstrategi i många år, ser positivt på utvecklingen. Hon tror att erfarenheterna från pandemin har inspirerat många företag att sträva efter bättre kontroll över sina möteskostnader. – Det finns en vilja att driva möten strategiskt. Äntligen är vi redo att ta möten och events på allvar.