Konferenser och events skapar förutsättningar för framgångsrika företag. De är effektiva verktyg för att nå en önskad förändring på sikt. Men för att affärsnyttan ska bli hållbar gäller det att lägg upp en strategi för mötet.
EN KONSEKVENS AV PANDEMIN är att mötet tas på ett större allvar idag och ofta är det en del av verksamhetsplanen.I tider då många fortfarande delvis arbetar hemifrån är företagens utmaningar stora. Det finns mycket att vinna på att lägga upp en hållbar mötesstrategi.Det leder till högre engagemang, bättre samarbete och större arbetsglädje men också till tidsbesparing och ökad effektivitet.
KONFERENSER ÄR EN INVESTERING som ska ge utdelning på samma sätt som allt annat som köps in till företaget. Men kalkylerna är inte alltid lätta att göra. Ökade intäkter efter en lyckad säljkonferens går att räkna hemi kronor och ören. Men oftast är det andra,mer långsiktiga och komplexa, parametrar som ger den stora affärsnyttan. Effektivare projektgrupper, innovationer, lojala medarbetare,attitydförändringar, sammanhållning och motivation.
IDAG FINNS DET ETT antal verktyg för att räkna hem mötet. Den stora utmaningen är att definiera målet.Att utgå ifrån syftet kan låta som en självklarhet men kan vara lättare sagt än gjort.Den årliga konferensen bokas in på slentrianmässiga grunder och inte med tanke på långsiktiga mål. Förr var konferensen ett tillfälle för ledningen att delge information. I en digitaliserad värld sker det idag via andra kanaler. Delaktighet, förankring, värdegrunder står istället på agendan.Frågeställningar som är svåra att formulera,kommunicera och mäta. De som lyckats har ofta utgått från de affärsstrategiska utmaningarna i den initiala planeringen av mötet.För att mäta resultatet har de valt ut några av de viktigaste parametrarna som går att följa upp.När målet väl är satt kommer nästa fas i planeringen. För att en konferens ska göra skillnad är det många faktorer att ta hänsyn till. Åldrar, kulturskillnader, tidigareerfarenheter osv. Anpassa program och miljö efter deltagarnas förutsättningar. Det gäller såväl interna som externa möten. Om syftet är att behålla och attrahera medarbetare är de spännande upplevelserna befogade, om varumärket ska stärkas är förmodligen det spektakulära eventet en framgångsfaktor.
ANNAN VIKTIG FAKTOR är deltagarnas förväntningar inför eventet. Infrias de är det bra, om inte är det en katastrof. Det bästa är naturligtvis om de överträffas. Noggranna förberedelser lägger grunden.Ge rätt och relevant information i inbjudan och övrig information inför eventet. Vad förväntas av deltagarna – före, under och eftermötet? Idag är möten och events mer interaktiva och inkluderande. Det ställer andra och nya krav på både arrangör och deltagare.Glöm inte att planera in tid utanför agendan. Möjlighet till samtal och nätverkande är ofta det allra viktigaste under ett möte i dag. Det kan vara då de stora förändringarna sker.