NÄR RESTRIKTIONERNA efter pandemin släpptes i våras pratade många om att allt skulle gå tillbaka till livet som det var före pandemin. Tillbaka till kontoret, tillbaka till skolan och äntligen skulle vi få mötas som förut igen. Jörgen Dyssvold, mötesexpert på Herr Omar, menar att ingenting, i världshistorien, har någonsin gått tillbaka. – Utveckling går alltid framåt. Den era som vi befinner oss i nu kallar jag för ”återuppfinningarnas tid”. Vi får både mötas och gå till kontoret igen men vi tar med oss nya erfarenheter. Vi har hunnit fundera över livet och över vad som är viktigt och meningsfullt, säger han.

DE SLENTRIANMÄSSIGA MÖTENAS TID är förhoppningsvis förbi. Vi har inte råd att slösa bort viktig tid på dåligt planerade och alldeles för långa möten utan strategier. Jörgen har i 25 års tid bedrivit en revolution mot dåliga möten och har alltid brunnit för kommunikation och hur den kan bli bättre. – Hela livet har jag varit kolossalt intresserad av hur vi interagerar med varandra. Jag kan sitta på en parkbänk och bara titta på hur folk kommunicerar. Jag försöker alltid fundera ut hur de skulle kunna göra det bättre och i min yrkesroll ser jag det som min uppgift att skruva på den frågan.

SOM EVENTDESIGNER FÖRSÖKER Jörgen få kunderna att vända på perspektivet. Istället för att utgå från det som ska berättas anser han att bästa resultat uppnås när målgruppen är i fokus. Vilka är de? Vad pågår i deras liv? Vilka drömmar och önskningar har de? Vad är de nyfikna på? – Utmaningen är att få kunden att minska på all information som de vill förmedla. Många är fortfarande helt fokuserade på vad de ska berätta. En ny produkt, en ny organisation, ett jubileum… Det är viktiga punkter för den som ska betala kalaset men ofta helt ointressant för mottagaren, säger Jörgen. Han berättar att det råder ett informationsöverflöd och att en endagarskonferens kan innehålla lika många ord som en roman. Det finns ingen möjlighet för deltagarna att ta in allt eller komma ihåg ens en liten del av all information. – Om vi istället skapar ett målgruppsanpassat innehåll med interaktion blir resultatet ett annat. När deltagarna får vara delaktiga både uppskattar och minns de innehållet.

JÖRGEN HAR GJORT EN SPÄNNANDE karriär inom besöksnäringen. Han började som servitör och hovmästare på Scandic Crown (idag Hilton) vid Slussen. Utan erfarenhet av events arrangerade han en festival med en vinprovning som slog världsrekord och hamnade i Guiness rekordbok. Sedan dess har han har arbetat med möten och events på hotell, näringsdepartementet och UD. Han både föreläser och skriver om kommunikation. För elva år sedan startade han Herr Omar men det var först under pandemin som verksamheten tog fart på riktigt. På grund av viruset uppstod nya problem och Jörgen och hans kollegor bestämde sig för att lösa dem.

– Helt plötsligt gick det inte längre att komma undan med ett dåligt innehåll. Deltagare som före pandemin åkt till en konferensanläggning stannade kvar hela dagen trots ett uselt innehåll. Belöningen kom efteråt. På kvällen väntade alltid något skoj. Men under pandemin var mötesdeltagarna bara ett musklick bort från att lämna mötet. Och det gjorde de. Det fanns inte längre något kul som lockade kvar dem.

NÄR KUNDERNA MÄRKTE ATT de förlorade sina deltagare behövde de hjälp. Det krävdes nya kreativa idéer och Jörgen som är en entreprenörssjäl var inte sen att hitta dem. – Att bara sitta och titta på en streamad konferens är inte särskilt roligt. Envägskommunikation var inget som människor längtade efter där de satt isolerade i hemmet. Istället arrangerade vi olika aktiviteter och upplevelser som kunde ske på distans. Vi levererade hem råvaror till matlagningsaktiviteter. När maten var klar åt deltagarna ”tillsammans” och delade upplevelsen på distans. En gemensam fikapaus blev också ett uppskattat inslag. Då skickade vi hem ogräddade kakor som de bakade klart i ugnen. En härlig doft spred sig och blev ett positivt samtalsämne i gruppen. Eftersom alla var skärmtrötta gjorde vi webradio efter kundens önskemål och uppmuntrade deltagarna att sätta på sig sköna skor och hörlurar och ge sig ut i naturen för att lyssna på innehållet, berättar han. Jörgen och hans kollegor skapade ett stort utbud av aktiviteter som gick att kombinera med varandra. Efterfrågan var stor men uppgiften var inte lätt. – Varje dag var som första dagen på jobbet. Allt vi gjorde var för första gången och dessutom var det en ständig nervositet för att tekniken inte skulle fungera. Det mesta hade vi kontroll på men inte över alla datorer i hemmen och deras uppkoppling.

DET VAR UNDER DEN HÄR PERIODEN som Herr Omar också trappade upp arbetet med att göra omvärldsbevakningar och trendrapporter. Både kunder och aktörer i branschen hade ett stort behov av att få en känsla för vad som skulle hända framöver, både på kort och lång sikt. – Vi arrangerade en serie av samtal mellan människor som satt inne med olika ledtrådar. Vi samlade deras kunskap, läste bloggar och artiklar. Event Post Corona, blev den första rapporten. Att göra omvärldsbevakningar visade sig vara helt rätt strategi och det är något som de tänker fortsätta med. Så det är med stor nyfikenhet som jag frågar Jörgen om dagens trender. – Just nu befinner vi oss i en fas av nyhetens behag. Möten har skjutits upp, både en och flera gånger. Alla vill ses fysiskt och innehållet består mest av sociala aktiviteter. Men det här är tillfälligt. I höst, när den första glädjeyran lagt sig, kommer allt fler att inse att även möten på distans hade sina fördelar.

JÖRGEN TROR ATT OM ett till två år kommer vartannat möte ha ett inslag av distans. Han brukar därför ge rådet till hotell och mötesanläggningar att vara lite försiktiga i sin optimism. Det kan bli en dipp efter den enorma uppgången som syns nu. – De klassiska kaffe-lunch-kaffe-konferenserna med biosittning kommer aldrig tillbaka. De har varit enkla kassakor för många konferensanläggningar men i framtiden vill kunden ha interaktion vilket kräver mycket mer av arrangören.

BRANSCHENS STORA UTMANING är att förstå affärsnyttan av att människor möts. Vinnare blir de som kan erbjuda en produkt utifrån syfte och mål och som är kundanpassad. – Jag tycker vi ska sluta använda ordet mötesindustri och istället säga mötesnäring. Det handlar om hantverk, värdskap och service. De som massproducerar produkter utan flexibilitet kommer att bli förlorare, säger Jörgen.

ÄVEN UPPLEVELSEN PÅ DE digitala plattformarna kommer att förändras och genomgå ett skifte. Vi är vana vid värdskap på fysiska möten, det är något som även måste komma in på den digitala arenan. Plattformarna kommer att se helt annorlunda ut om två år. De uppgraderas ständigt, nätet blir snabbare, nya metoder skapas och AR och VR blir allt vanligare. – Den digitala upplevelsen kommer att bli otroligt mycket bättre. Vi kanske inte kommer att tycka att distansmöten är lika bra som de fysiska – men nästan. Det räcker för att vi ska se fördelarna med att slippa resa. Framförallt minskar distansmötet vår klimatpåverkan. Det kommer att väga tungt.

FÖRE PANDEMIN SKEDDE i princip 100 procent av alla möten fysiskt. Under pandemin gällde samma siffra möten på distans. Det fanns inga mellanalternativ. Det gör det nu. Till exempel kan föreläsningar streamas medan gruppsamtalen sker öga mot öga. Istället för att 500 personer reser till Stockholm kan 100 mötas där medan andra sitter i Umeå, Örebro och Lund. På varje ort finns en moderator som presenterar det gemensamma innehållet och leder gruppdiskussionerna. Deltagarna kan njuta av god mat och samvaro i de mindre grupperna samtidigt som de har sparat tid genom att undvika långa resor. Mötet har framförallt blivit mer hållbart. – Inom en snar framtid kommer det att vara en hygienfaktor att kunna välja hur du vill delta på ett möte eller event. Det är den viktigaste förändringen som vi kommer att uppleva framöver. Omställningen kommer att bli tuff för både kund och arrangör men hur skulle vi med gott samvete kunna välja bort ett klimatsmart alternativ?