Förändringens vindar blåser över mötesbranschen.
Det digitala mötet kommer att integreras med det fysiska och göramorgondagens möten mer strategiska och klimatsmarta. Med den övertygelsen tar Michael Schüller över vd-posten på Svenska Möten.
TEXT: INGELA ENGBLOM | FOTO: BEATRICE GRAALHEIM
DET KRÄVDES EN PANDEMI för att vi skulle förstå hur viktigt det är med fysiska möten. Vi har lärt oss att mötas digitalt men också oss insett hur dåligt det fungerar för att skapa engagemang, svetsa samman team och stärka företagskulturer. – Det fysiska mötet är motorn i all företagsutveckling. Motivation, inspiration och kreativitet är nödvändiga faktorer för att en organisation inte ska stagnera, säger Michael Schüller, vd Svenska Möten.
SVENSKA MÖTEN ÄR EN FÖRENING som ägs av drygt 130 mötesanläggningar runt om i landet. Förutom att värna medlemmarnas intressen hjälper de företag och organisationer med konferensbokning och mötesplanering. Michael Schüller tillträdde som ny vd i slutet av juni men har många års erfarenhet från branschen. Tidigare har han haft ledande roller på bland annat Egencia, Meetings & Events American Express och DIB Travel. När vi talas vid i början av augusti har han redan skapat sig en god uppfattning om vad som väntar honom – både möjligheter och utmaningar. – Mitt hjärta klappar lite extra för konferensbranschen då jag tror på kraften i det fysiska mötet. Jag ser positivt på framtiden och är övertygad om att vi kommer att återhämta oss. Just nu befinner vi oss i ett unikt och spännande läge där mötesbranschen har chans att professionaliseras, säger han.
ATT MÖTESBRANSCHEN STÅR inför en strukturomvandling är de flesta överens om. Det är en förändring som med all säkerhet skulle ha skett förr eller senare men som skyndats på av pandemin. När viruset tvingade oss att arbeta hemma var många både förvånade och entusiastiska över hur bra det digitala mötet fungerade. Vissa typer av möten kommer förmodligen aldrig mer bli analoga. – Men nu är vi trötta på Zoom och inser hur mycket som har gått förlorat.
VI GÅR MOT EN FRAMTID där det digitala mötet kommer att kombineras med det fysiska. Det tvingar företagen att fundera över syftet med varje enskilt möte. Ska det vara online eller på en konferensanläggning? Informationsutbyte, projektavstämningar och rena arbetsmöten kommer även fortsättningsvis fungera alldeles utmärkt digitalt. – Att utgå ifrån syftet redan vid planeringen höjer mötets kvalitet och resultat, vilket är en utveckling i rätt riktning, menar Michael Schüller. För att företag ska utvecklas med kreativa medarbetare som arbetar mot samma mål, krävs en stark företagskultur. För att skapa det behöver vi mötas.
EN MÖTESFORM SOM TOG fäste under pandemin är hybridmötet. Det uppstår när fysiska möten kombineras och integreras med digitala. – Hybridmötet innebär en möjlighet till effektivisering. Talare eller deltagare kan koppla upp sig under delar av mötet. Det leder också till lägre klimatpåverkan eftersom vissa resor kan undvikas. Det här är ett helt nytt sätt att se på möten men som också ställer högre krav på arrangören, säger han. Sveriges konferensanläggningar var snabba med att ställa om när pandemin slog till. Trots ekonomiska svårigheter investerade många i digitala studios och utrustning för hybridmöten. Michael Schüller menar att det är en satsning som de inte kommer att ångra. – Den nya tekniken är här för att stanna och den kommer inte att leda till färre möten. För varje ny teknikutveckling har olyckskorpar siat om konferensbranschens död. Telefonkonferensen, internet och videomötet – alla skulle de ersätta konferensen. Men för varje ny teknik ökade behovet av fysiska möten. – Nya möjligheter ger lägre trösklar. Samma sak sker nu. Under pandemin har det skapats massor av nya arbetsgrupper runt om i landet, distansteam som aldrig har setts. Nu är det dags för dem att mötas på riktigt vilket kommer att leda till en ökad efterfrågan på konferensanläggningarna, säger han. All forskning inom området visar att de bästa arbetsgrupperna är de som känner tillit. Michael Schüller menar att en förutsättning för att känna tillit är fysiska möten. Han tror att team även fortsättningsvis kommer att arbeta på distans men att de kontinuerligt kommer att ses öga mot öga för att skapa en bra arbetsmiljö som känns trygg.
SAMTIDIGT SOM MÖTESBRANSCHEN genomgått ett brutalt stålbad har många konferensanläggningar lyckats frammana en otrolig kreativitet. Förutom att de stärkt sin digitala kompetens har de vänt sig till den privata marknaden. Matkassar, utomhusfika, Coronasäkra helgpaket… Det är en omställning som Michael Schüller är säker på kommer att vara lönsam även i ett långsiktigt perspektiv. – En stark trend, som pandemin har bidragit till, är att gränsen mellan arbete och fritid suddats ut. En weekend blir till arbetsdag och en konferens blir till en minisemester. De anläggningar som har ställt om under pandemin har skapat förutsättningar för att tillmötesgå den här beteendeförändringen, säger Michael Schüller.
SVENSKA MÖTEN HAR UNDER många års tid arbetat för att skapa hållbara och säkra möten. I spåren av pandemin kommer de att växa i betydelse för konferensbranschen. Historiskt sett har företag inte tagit möten på lika stort allvar som affärsresor. Meeting Management har inte prioriterats. – Här kommer vi att se stora förändringar. Möten kommer, precis som affärsresor, få strukturerade policys att följa. Frågor om miljöpåverkan och säkerhet liksom om mötets ”return of investment” kommer att diskuteras mycket mer framöver, säger han. Att åka på konferens är ett strategiskt beslut och Michael Schüller är övertygad om att synen på mötesbranschen kommer att bli mer seriös. Han menar också att all administration omkring mötet går att effektivisera. Det finns en föreställning om att det inte går att boka konferenser på nätet. Idag går nästan allt att göra online. Bokning, deltagaradministration, ekonomihantering… Effektiva nättjänster går att kombinera med personlig rådgivning och service. Det behöver inte vara antingen eller. Förutom att det kommer att ställas större krav på beställare och arrangör kommer det även att bli mer komplext att vara mötesledare. För att ett hybridmöte ska bli effektivt och givande måste den som håller i det ha full kontroll på tekniken. Mötesledaren måste dessutom ha förmågan att engagera och inkludera alla trots att de inte sitter i samma rum.
EN ANNAN UTMANING som framtidens mötesledare står inför är att hålla i ett hub-möte. Det är ett mötesformat som knyter ihop flera olika fysiska möten digitalt. Grupper av deltagare sitter i ”hubbar” på olika platser i Sverige eller ute i världen. Tack vara hub-möten kan stora globala kickoffer arrangeras utan onödiga avtryck på klimatet. Den nya tekniken som många anser vara ett hot mot konferensbranschen ser Michael Schüller som en möjlighet. – Verktygen är här för att stanna men inte på bekostnad av det fysiska mötet. Vi är i ett spännande läge och jag ser fram emot att få vara med och driva mötesbranschen in i en ny tid fylld av möjligheter.