Det ena mötet är inte den andra likt. Därför gäller det att hitta rätt plats och form för varje enskild konferens. Fel kan bli dyrt när den önskade affärsnyttan uteblir. Låt därför syftet med mötet bestämma var och hur ni ska ses.
TEXT: INGELA ENGBLOM | FOTO: HENRIK TRYGG, JOHNÉR BILDBYRÅ
INOM KONFERENSNÄRINGEN pratar många om att mötet har blivit mer syftesstyrt. Det är en utveckling som pågått under flera år men som snabbades på under pandemin då det digitala mötet fick en naturlig plats i våra liv. Det visade sig att utbyte av information och rena arbetsmöten fungerade alldeles utmärkt på distans. Nu, när vi återigen får ses, har företagen möjlighet att välja mellan digitala och fysiska möten. Det tvingar dem att fundera över syftet med varje enskilt tillfälle. Ska mötet innehålla avrapportering eller om budgeten ska presenteras – ja, då fungerar säkert ett digitalt möte alldeles utmärkt. Handlar det istället om belöning, brainstorming eller att företagskulturen ska stärkas behöver de förmodligen träffas fysiskt. Att utgå från syftet redan i ett tidigt planeringsskede höjer kvaliteten på mötet och skapar bättre förutsättningar för ett bra resultat.
NÄR MÅLET VÄL ÄR SATT kommer nästa fas i planeringen. För att en konferens ska bli lyckad är det många faktorer att ta hänsyn till. Åldrar, kulturskillnader, tidigare erfarenheter och så vidare. Anpassa miljön efter deltagarnas förutsättningar. Det gäller såväl interna som externa möten. Om syftet är att behålla och attrahera medarbetare kan inbjudande och attraktiva mötesplatser vara en lönsam investering och om varumärket ska stärkas är en spektakulär miljö ofta en framgångsfaktor.
IDAG ÄR SAMTAL OCH nätverkande ofta det allra viktigaste under ett fysiskt möte. Då är det viktigt med ytor för socialt umgänge utanför konferenslokalen. Flexibla rum i loungestil som blandar ståbord, läktare och sköna soffor blir allt vanligare. Inredningstrender som tidigare endast gällt hemmet har hittat till konferensanläggningarna.
EN TREND SOM VÄXT sig starkt är bleasure (business + pleasure). Fullspäckade agendor kombineras med tid för reflektion, egen tid och återhämtning. Under pandemin suddades gränsen ut mellan arbete och fritid och det verkar hålla i sig. En weekend blir till arbetsdag och en konferens blir till en minisemester. Deltagarna förväntar sig både ”coworking-space” och skön rekreation.
SIST MEN INTE MINST – tekniken. Vill ni ha möjlighet att bjuda in deltagare eller föreläsare på distans är den av största vikt. Många mötesplatser har byggt studios och utvecklat sitt teknikutbud de senaste åren. Det går dock aldrig att ta för givet att den utrustning ni behöver finns på plats. Ett tips är att besöka mötesplatsen i samband med bokningen. Ju fler delmoment desto viktigare att allt blir rätt från början.